4 étapes pour optimiser votre gestion de portefeuille IT ?

Dès le début des années 2000, l'application des techniques de gestion de portefeuille a été adoptée dans le domaine des technologies de l'information. Les DSI se tournent vers les techniques de gestion de portefeuille de projets pour optimiser leurs ressources, aligner leurs projets et programmes avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

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1. Définir des business cases pour évaluer les demandes les plus importantes 

La capacité d'évaluer l'analyse de rentabilité est à la base de toutes les techniques modernes du portefeuille de projets. En collectant des données financières et qualitatives, vous pourrez comparer les projets et les initiatives en fonction de leurs mérites.

A la naissance du PPM, les évaluations reposaient essentiellement sur des données financières. Aujourd'hui, la pratique courante inclut la prise en compte de critères qualitatifs. Pour réduire la subjectivité, les données qualitatives sont collectées à l'aide de cartes de pointage multi-utilisateurs : un cas rare où les déchets entrants vous fournissent la qualité sortante. Une seule note peut être fausse, mais dans l'ensemble, la notation sera plus forte.

Nos clients collectent souvent des données telles que le ROI/(e)NPV ainsi que des évaluations du risque, de la faisabilité technique, etc. La durée/effort et le coût du retard pour calculer un WSJF (Weighted Shortest Job First) sont de plus en plus adoptés par les organisations informatiques qui adoptent des processus agiles.

Si les données sont suffisantes, les prévisions et les évaluations de projet peuvent être assistées par des machines. Cependant, l'intelligence artificielle ne reste accessible qu'aux quelques entreprises qui ont pu accumuler de grands volumes de données significatives.

 

2. Gérer votre budget

La gestion du budget et la répartition du budget entre les thèmes (ou seaux) sont simples. Chaque projet (ou projet potentiel) est affecté à un thème ou à une catégorie. Le niveau de financement alloué à chaque thème ou groupe de thèmes limite le coût total maximum des projets qui peuvent être approuvés dans le cadre de ce groupe. Cela permet de s'assurer que votre pipeline de projets s'aligne sur les objectifs stratégiques de l'organisation.

Mais comment classez-vous les projets ? C'est essentiel car le classement dans chaque catégorie permet de savoir quels projets sont sélectionnés. Ici, nous avons deux défis à relever. Premièrement, il n'y a pas qu'une seule façon de classer les projets, puisque vous pouvez viser une variété de résultats souhaités, y compris la "réduction des coûts", l'"amélioration des affaires", les "nouvelles offres", le "retour sur investissement maximal", etc.

Deuxièmement, compte tenu d'une contrainte (par exemple le budget), le premier ensemble de projets qui se classent le plus haut dans le cadre de l'objectif de "réduction des coûts" et qui entrent dans le budget peut ne pas être le meilleur ensemble de projets. Que se passe-t-il si un ensemble différent de projets combinés a plus de valeur ?

C'est là qu'intervient un deuxième ensemble de techniques, qui permet de comparer des scénarios de portefeuille par rapport à des objectifs multiples (un scénario étant un ensemble de projets optimisés pour un objectif donné). La sélection des projets dans chaque scénario peut être manuelle pour tenir compte des "projets obligatoires", ou vous pouvez utiliser des algorithmes avancés tels que l'optimisation de Pareto ou l'informatique multi-contraintes.

 

3. Adopter la méthode agile

Au cours de la dernière décennie, la gestion de projet a considérablement évolué dans le domaine des technologies de l'information. Les pratiques de gestion de projets en cascade - pensez à Gantt, PERT et à la programmation lourde - sont en diminution. L'agile est désormais roi - pensez team, kanban, features et stories. Vous pouvez même envisager d'adopter des pratiques agiles à l'échelle pour vos très grands programmes et projets.

Mais une nouvelle méthodologie ne signifie pas que l'essence de la gestion d'un projet a changé. Même si, souvent par le biais d'un style plus décentralisé, le bureau de gestion de projet (PMO) veille toujours à ce que les bonnes pratiques soient adoptées, favorise l'amélioration de la maturité, facilite la communication et peut être consolidé pour fournir un aperçu.

Pour une solution de gestion de portefeuille de projets (PPM), la flexibilité est essentielle. Les organisations peuvent souhaiter maintenir le processus Agile solidement décentralisé et laisser les équipes décider des outils et des pratiques. Le PMO peut s'appuyer sur des interfaces entre les logiciels locaux et la solution PPM.

 

4. Piloter l'activité de vos ressources

La gestion des ressources est un sujet complexe. Au niveau du portefeuille, une technique efficace consiste à s'assurer que les projets sélectionnés n'entraînent pas un surengagement de ressources. Cela n'est pas sans rappeler la contrainte budgétaire, mais le défi est que les niveaux de plomb peuvent varier dans le temps. Ainsi, non seulement nous veillons à ne pas surengager à court terme, mais nous devons également trouver des solutions si nous avons besoin de plus de ressources à moyen ou long terme.

Cela nous amène à une variabilité dans le temps. Il est important de pouvoir décaler les projets dans le temps afin de trouver une place pour les nouvelles initiatives qui sont prioritaires. C'est là qu'une solution intégrée prend tout son sens. Au lieu de traiter manuellement des données et du temps déconnectés, une solution intégrée permet une évaluation rapide et visuelle des hypothèses. Et vous pouvez répéter l'exercice plus souvent et avoir confiance dans vos décisions ultérieures.