Marre des pubs Monday.com ? Découvrez nos conseils pour choisir votre outil en gestion de portefeuille de projets (PPM)

Nous avons étudié en détail le Marketing Mania et sélectionné les éléments clefs à prendre en compte dans le choix de votre outil PPM.

Choisissez-vous votre nouvelle voiture en vous basant uniquement sur les pubs vues à la télé ? Rien n'est moins sûr. Comme la plupart des gens, vous regardez les avis, vous l’essayez ou vous vous fiez à votre propre expérience afin de prendre la bonne décision. Pour le choix d’un outil PPM, vous devriez en faire autant.

Bien que nous aimerions que vous arrêtiez votre choix sur Planisware Orchestra, nous souhaitons avant tout que vous fassiez le bon choix pour votre entreprise. Dans cet article, nous vous aidons à comprendre “comment” choisir plutôt que “quoi” choisir.

Commencez par la fin : quel est le résultat PPM voulu ?

Avant de trop rentrer dans les caractéristiques, les prix ou les démos, il est important de se demander, en premier lieu, pourquoi vous voulez un outil de gestion de projets. Ou, si vous en avez déjà un, pourquoi vous souhaitez le changer. Ceci vous donnera un cadre sur lequel vous pourrez vous appuyer pour sélectionner les caractéristiques les plus importantes. Les principaux objectifs sont :

  • Améliorez la visibilité sur tous les projets, dont les dépendances et les passages critiques
  • Améliorez le processus de maturité
  • Réduire le risque de dépassement de budget ou de retard dans le planning
  • Avoir une meilleure vision pour vos futurs besoins en ressources
  • Optimisez le temps pour commercialiser de nouveaux produits
  • Gérez un portefeuille de projets de manière globale et éviter le travail en silo
  • Mettre en œuvre une méthodologie spécifique de gestion de projet, qu'il s'agisse de méthodes agile, waterfall ou autre.

Utilisez ces critères pour créer une grille d'évaluation en notant les différents produits. L'outil en question va-t-il vous aider à réaliser vos objectifs ? Si vous cherchez simplement à apprivoiser quelques projets en utilisant l'approche Kanban, un gestionnaire de tâches simples peut être la solution la plus appropriée. Si vous avez des projets plus complexes ou de grands objectifs stratégiques en tête, il sera sûrement nécessaire d'envisager des fonctionnalités supplémentaires.

Identifiez les caractéristiques essentielles de la gestion de projets

Quelles sont les caractéristiques précises et les options requises ? Certaines choses sont plus essentielles que d'autres. Il est donc indispensable d'attribuer une pondération basée sur le degré d'importance de la caractéristique en question. Le score final vous apportera une meilleure visibilité sur l’importance que vous donnez à cette dernière. Les fonctionnalités classiques des outils PPM sont :

  • Une vision synthétique et consolidée de l’état de tous vos projets
  • Des outils de rapports et d'analyse pour une meilleure visibilité sur vos projets
  • Des rapports générés automatiquement, à la place de ceux faits manuellement dans Excel ou PowerPoint
  • La gestion de ressources multi-projets et le capacity planning
  • Des outils de collaboration
  • La gestion des coûts et des budgets
  • La gestion des idées
  • La capacité de gérer différentes méthodologies en gestion de projets, comme Waterfall, Agile et Stage Gate
  • Des vues différentes sur les tâches et les projets, comme des listes, un Gantt, des Kanban Boards ou des feuilles de route

Utilisez les fonctionnalités pour trier les outils PPM et éliminer ceux qui ne répondent pas à vos besoins. Vous aurez bientôt une shortlist d'outils PPM qui répondent à votre problématique. Mais est-ce qu'ils conviennent aussi à vos utilisateurs finaux ?

Evaluez la flexibilité

Une incroyable caractéristique n'a aucun avantage si elle est compliquée ou lente. Aussi, vous allez peut-être devoir intégrer votre outil PPM dans d'autres applications, comme la gestion de l’identité ou un système de ticketing. Ces "critères de flexibilité" sont essentiels, mais apparaissent peu souvent sur les listes de fonctionnalités des sites web :

  • Contrôle d'accès, confidentialité et sécurité pour les utilisateurs
  • Facilité d'utilisation
  • Ressources pour la formation
  • Réactivité du support
  • Facilité de déploiement
  • Rapidité et réactivité du logiciel en lui-même
  • Disponibilité des applications Saas sur le cloud

Les outils de gestion de projets doivent fluidifier la circulation de l’information et non la bloquer.  Si vous évaluez la flexibilité avant de prendre une décision finale, vous améliorez ainsi la formation, la collecte des bénéfices et l’adoption des utilisateurs.

Faites un choix minutieux : mieux vaut prévenir que guérir

Nous vous conseillons d'établir une longue liste de plusieurs outils PPM et de les noter en vous appuyant sur vos besoins de base. Ont-ils les caractéristiques nécessaires ? Soutiennent-ils vos objectifs ? Si oui, ces derniers peuvent être shortlistés. 

Pour créer votre shortlist de solutions, vous pouvez les évaluer de manière détaillée en mesurant leur capacité à répondre à vos critères "essentiels" ou "optionnels". Donnez une note sur dix aux outils dans chaque catégorie, en appliquant la pondération. Par exemple, vous pouvez attribuer 20% du score final à la flexibilité, 20% aux caractéristiques "optionnelles", 40% aux caractéristiques "essentielles", et 20% au prix.

L'objectif n'est pas d'automatiser la sélection ou de réduire le processus jusqu'à ce qu'il ressemble à un algorithme mathématique : il s’agit plutôt d'explorer vos besoins et de comprendre les capacités du logiciel pour prendre une décision bien réfléchie. Les chiffres sont simplement une traduction de vos priorités qui facilitent la comparaison. Cela vaut le coup de dépoussiérer votre calculatrice : le bon logiciel peut changer la donne et apporter un souffle nouveau à votre gestion de projets.