Gérer les processus Stage-Gate : L’expérience de Ford
Rick Amori, intégrateur de technologies chez Ford Motor Company, discute des processus Stage-Gate chez Ford.

Nous avons déjà échangé au sujet de la méthode Stage-Gate mais il n’y a rien de tel qu’un vrai retour d’expérience pour l’expliquer. Dans cette vidéo, Rick Amori, intégrateur de technologies chez Ford Motor Company, discute des processus Stage-Gate chez Ford et explique pourquoi la mise en œuvre d’un outil PPM comme Planisware Enterprise aide dans leur gestion de recherche et d’innovation.
 


 

 

TRANSCRIPT

Je m’appelle Rick Amori et je suis superviseur chez Ford. Ma principale responsabilité est de gérer l’application Planisware que nous appelons « Technology Integrator ».

Dans notre application « Technology Integrator » de Planisware, nous gérons tous les projets de recherche et d’innovation que nous espérons un jour mettre en production sur nos voitures et nos camions.

Workflows de données Stage-Gate chez Ford avant la mise en œuvre d’un outil PPM (0:30 à 1:23)

Avant d’avoir implémenté Planisware Enterprise, nos projets étaient réalisés à l’aide d’Excel. Il n’y avait donc pas vraiment de workflows automatisés pour faire approuver la méthode Stage-Gate par les équipes projet.

Les fichiers Excel étaient envoyés par email ou imprimés pour être apportés en réunion. Ils étaient ensuite envoyés par email aux équipes et stockés sur un site en ligne.

Il était difficile de maintenir l’intégralité des fichiers et des données. De multiples feuilles étaient enregistrées et distribuées, différentes versions étant envoyées à différents utilisateurs au sein des équipes.

C’est frustrant de ne pas avoir une source de vérité sur laquelle compter et être transparent à ce sujet. Nous n’avions résolu aucun de ces problèmes avant d’avoir mis en place la solution Planisware Enterprise.
 

Comment « Gate Project Reviews » a changé depuis l’implémentation de Planisware Enterprise (1:24 à 2:35)

L’un des avantages réels de l’utilisation de Planisware Enterprise est que lors de nos revues de design de projet, toutes les données de chaque projets sont stockées dans l’application Planisware Enterprise. Le statut du projet, les preuves, le plan de travail, les approbations sont tous au même endroit.

Cela permet de faciliter les revues de projets pour une grande équipe, en une seule fois avec une source unique. Chaque projet doit faire l’objet d’une revue de design avant que la « Gate » soit approuvée.

Si vous faites le calcul, nous avons des centaines de projets qui passeront peut-petre par une ou deux « Gate » par an. Cela représente plusieurs centaines de revues de design chaque année lorsque vous regardez le portefeuille dans son ensemble.

Avant d’utiliser Planisware Enterprise, nous gérions tout cela dans des classeurs Excel. C’était un défi de comprendre quel était le classeur actuel et le plus précis. Etait-il dans la boite email de quelqu’un, était-il stocké sur son ordinateur ou sur un drive partagé ? Il était difficile de se préparer aux revues de design avec ce système.

Maintenant, tous ces problèmes ont pratiquement disparu dès que nous sommes passés sur un système partagé comme Planisware Enterprise.


La structure des processus Stage-Gate chez Ford, et comment un outil PPM peut aider à les gérer (2:36 à 5:10)

La possibilité de créer des modèles personnalisés dans Planisware Enterprise est utile pour faciliter les nouveaux processus Stage-Gate dans différents types de projets.

Avant, avec les classeurs Excel, nous ne pouvions pas vraiment créer de processus Stage-Gate structurés et uniques dans un seul fichier, ni de workflows personnalisés.

Désormais, grâce au processus de création de template de Planisware Enterprise, nous pouvons créer des processus uniques Stage-Gate dans l’outil et l’utilisateur n’a plus qu’à sélectionner le processus qu’il souhaite appliquer à son travail. Le système prend alors le relais.

Le processus Stage-Gate que nous utilisons est appélé GTDS (Global Technoloy Development Process). Il gère le travail depuis le lancement d’une technologie jusqu’à la phase de sélection des exigences et des concepts, en passant par la phase de préparation des concepts et des applications. Il y a donc 4 Stage-Gate dans le processus.

Maintenant, pour profiter de ce que Planisware Enterprise offre en matière de création de nouveaux modèles, nous avons fait 4 modèles uniques qui gèrent différents types de travail dans notre phase de technologie et d’innovation.

Nous avons donc 4 modèles. Je vous ai décrit l’un d’entre eux, notre modèle de technologie produit. Nous gérons également la recherche pure selon un processus différent. Nous gérons les améliorations technologiques des processus de fabrication et de test dans le cadre de notre troisième modèle. Et puis, nous avons un quatrième modèle, unique en son genre, dans lequel nous gérons les applications et les pratiques d’entreprise, tels que les projets de crédit et de financement.

Nous sommes très satisfaits de la façon dont Planisware nous permet de mettre à jour les modèles de projet à l'échelle globale.

Par exemple, avec notre ancien système, si nous voulions ajouter un nouveau livrable ou modifier une partie du processus Stage & Gate qui était documenté dans les fichiers Excel, il était presque impossible de soumettre des modifications à ces fichiers ouverts car il y avait plusieurs versions stockées partout dans les ordinateurs portables des gens, dans le cloud quelque part.

Mais avec la solution Planisware Enterprise, puisqu'il n'y a qu'une seule version de projet stockée en ligne, nous pouvons apporter des modifications aux projets ou à la structure dans le cadre du processus Stage & Gate et avoir immédiatement la certitude que ces modifications ont été effectuées et qu'elles sont visibles par tous les utilisateurs instantanément.

C'est donc un très grand avantage par rapport à l'ancien système que nous sommes heureux que Planisware puisse nous fournir.


Des meilleurs flux de données contribuent à améliorer la gestion de projet et de recherche d’innovation  (5 :11 à la fin)

Nous avons constaté d’énormes améliorations dans la façon dont notre équipe de direction peut approuver et gérer ses projets avec Planisware Enterprise.

Par exemple, les workflows automatisés qui aident les managers à approuver leurs Stage-Gate facilitent vraiment le déroulement de leur travail au sein de l’outil.

Ils n’ont plus à recourir aux emails ou à l’ouverture de fichiers partagés entre plusieurs personnes. Ils n’ont qu’à se rendre directement dans l’application Planisware Enterprise pour connaître les étapes suivantes, qui leur sont présentées sur leur page d’accueil et ils peuvent les mettre en œuvre très facilement avec cette application.

J’ai vraiment apprécié la relation que Ford entretient avec l’équipe de développement de Planisware. Tout d’abord, nous personnalisons tellement l’outil en fonction de nos besoins changeants et bizarres que l’équipe Planisware est très accessible pour nous aider à trouver différentes solutions aux problèmes que nous essayons de résoudre.