9 bonnes pratiques pour réduire les coûts de ses projets en 2021

Quelques idées et améliorations essentielles pour vous aider à faire des économies et optimiser vos process

Nous sommes ce que nous faisons de manière répétée » disait Aristote, gourou historique de la gestion de projets. « L’excellence n’est donc pas une action mais une habitude

En améliorant leurs processus internes, les entreprises peuvent créer d’excellentes habitudes en rationalisant les activités courantes afin de réduire leurs coûts.
Commençons par le constat que certaines améliorations ont plus de valeur que d’autres, grâce au XKCD. Leur tableau nous rappelle qu’il faut expérimenter et prioriser les changements pour gagner du temps et de l'argent. Combien de temps pouvez-vous travailler à rendre une tâche routinière plus efficace avant de perdre plus de temps que vous n'en gagnez ?

1. Lire 'The Checklist Manifesto'

En tirant des leçons de l’industrie de l’aviation et de son propre travail en médecine, Atul Gawande a écrit un livre révolutionnaire intitulé “The Checklist Manifesto”. Il soutient que les checklists peuvent aider chaque entreprise à améliorer la qualité, à réduire les erreurs et à rationaliser les opérations.

2. Commencer à planifier votre portefeuille de projets

Le maintien des projets en silo peut être coûteux : les processus isolés augmentent le risque de mauvaise attribution de ressources ou de budgets. Le danger est que les projets titubent tels des zombies alors qu’ils seraient mis à mort ou réajustés s’ils étaient examinés dans un contexte plus large.
La solution est la planification du portefeuille de projets.
Athora Belgium en est un bon exemple. Ils ont adopté Planisware Orchestra pour obtenir une vue d’ensemble sur le portefeuille de projets de l’entreprise. En conséquence, les chefs de projets et le PMO ont désormais :

  • Une meilleure visibilité sur des informations fiables et à jour
  • Des capacités de gouvernance améliorées
  • Une réduction des risques liés aux dépenses excessives

(Un conseil d’expert : Planisware Orchestra offre également une fonctionnalité permettant une répartition rationnelle du budget annuel entre les différents projets de l’entreprise selon leur importance stratégique et les bénéfices estimés.)

3. Mesurer les résultats et non les entrées

Sur son lit de mort, personne ne dit : « J’aurais aimé passer plus de temps dans ma vie à remplir des feuilles de temps. ». Les feuilles de temps sont source de toutes sortes de problèmes, y compris des mesures incitatives perverses, inexactes et subjectives. Malgré ces lacunes, elles restent le moyen le plus largement utilisé pour suivre l’activité des équipes.

Mais, il n’est plus forcément nécessaire de procéder de cette façon. D’autres moyens existent pour mesurer les efforts, les coûts et les résultats. Ou, pour mesurer le temps plus efficacement. Ou encore, d’arrêter de le mesurer tout simplement. Si les gens passent environ une heure par semaine à remplir des feuilles de temps, mettre fin à cette pratique leur économisera presque une semaine de temps par an. Ceci représente une augmentation de productivité de 2% par an et vos équipes vous en seront éternellement reconnaissantes.

4. Réduire le besoin de coordination

L'année 2020 nous aura appris une chose : passer toute une journée en visioconférence est à la fois fatigant et improductif. Cela ne remplace pas une communication informelle en live au bureau.

Selon les consultants en organisation de design Sense + Change, la solution n’est pas de reproduire les anciennes méthodes de coordination d’équipes en utilisant les nouvelles technologies. A la place, vous pouvez remanier votre façon de travailler, en améliorant la productivité et en répartissant les coûts, réduisant ainsi les besoins de coordination.

En bref, les spécialistes recommandent de passer d’un modèle de gestion où l’on « voit le travail », « voit les mains » qui font le travail ou « voit le visage » (visioconférences), à un modèle où le travail est modularisé et délégué. De cette manière, les gens peuvent simplement réaliser leurs missions et leurs tâches. Ceci exige de la confiance de la part des responsables et de l’auto-leadership de la part des collaborateurs, mais cette méthode permet de travailler en profondeur selon le planning du créateur, et non du gestionnaire.

5. Mettre en œuvre la communication inter-projets

« Le futur est déjà là, il n’est simplement pas réparti équitablement. » a dit William Gibson, auteur de science-fiction. C’est souvent la même chose dans les entreprises : les réponses à certains problèmes rencontrés par une équipe ont peut-être déjà été découvertes par une autre. Cependant, un manque de communication entraîne le besoin de systématiquement réinventer la roue. 

C’était le problème au Centre de Recherches Européen de Grenoble, European Synchrotron Radiation Facility (ESRF). Avec plus de 1 500 projets actifs, les scientifiques de cette organisation communiquaient peu souvent sur les problèmes techniques ou organisationnels rencontrés. Résultat : une perte d’informations et de bonnes pratiques précieuses.

En adoptant Planisware Orchestra, ils ont pu améliorer leur méthodologie et leur communication interne, et tirer d’autres avantages liés à un meilleur pilotage des projets.

Même s’il faudra du temps pour en profiter pleinement, Orchestra est un outil de grande valeur. Il comprend beaucoup d'informations et offre une vue en temps réel, ce qui nous permet de suivre nos projets sur une échelle à la fois locale et globale. » Jean-Luc Revol, Responsable des opérations à l’ESRF

6. Apprendre à prioriser

L’article de Jordan Lambourn contient 105 frameworks différents pour vous aider à hiérarchiser les choses. Quelle que soit la décision que vous devez prendre, il y a un outil ici qui vous aidera à le faire. Puisqu’il a couvert tant d’autres sujets, nous allons le laisser prendre la vedette dans cette section.

7. Couper tout ce qui n’est pas vital

Inspiré par le constat « un code inexistant ne plante pas » et le principe de Pareto, posez-vous la question de savoir si des étapes du processus, ou même des processus entiers, peuvent être tout simplement supprimés. Une réduction de périmètre peut parfois être la solution d’optimisation la plus efficace.

8. Utiliser des modèles

Les Laboratoires Alcan ont réduit de deux-tiers le temps passé sur le développement de leurs produits en adoptant des modèles de gestion de projets. Ils ont commencé en ajoutant leurs hypothèses de planification dans les modèles de gestion de projets créés lors de la mise en place de la solution Planisware Enterprise.  Au fur et à mesure de l’avancement des projets, ils ont mis à jour leur plan avec des données réelles pour valider leurs hypothèses : la durée, les coûts et les ressources, le tout associé à chaque modèle.

« En procédant ainsi, nous avons pu réduire à 350 jours ce que nous pensions être un temps de développement de plus de 1 000 jours. » dit Derek Jessup, Directeur Risque & Développement des systèmes et processus PPM du Laboratoires Alcon.

9. Développer vos compétences en gestion de projets

La gestion de projets est une compétence spécialisée, mais chacun peut tirer profit d’un peu de formation dans ce domaine. Des cours d’introduction en ligne donneront un vocabulaire commun aux responsables pour parler des projets et des processus.

Astuce en bonus : choisissez un excellent nom de projet

Astuce en bonus : choisissez un excellent nom de projet
L’amélioration des processus est difficile mais trouver des noms attrayants pour vos projets est encore plus difficile. De bons noms de projets peuvent être source de motivation pour les employés et aident à simplifier la communication. Cela vaut le coup de prendre le temps d’en trouver.

Quel que soit le nom que vous donnerez à votre prochain projet, et aussi occupé que vous pensez l’être, gardez en tête la maxime de Steve Covey : « Pourquoi ne pas prendre le temps d’aiguiser votre scie au lieu d’être trop occupé à scier ? ». Pour les gestionnaires de projets, ceci signifie de prendre du recul par rapport au quotidien, le quoi, et prendre le temps de réfléchir au comment. N’oubliez pas : de petits changements peuvent amener de grandes améliorations.