Installer une solution de gestion de projets et portefeuilles simple et facile a utiliser
Interview de Christian Lebon, Project Portfolio Manager chez Athora Belgium (Generali).

 

 

Athora Belgium (Generali) est une société d’Assurance du groupe Athora. La société a été intégrée au groupe Athora Holding au mois de Janvier dernier. Athora Belgium occupe la 11e place sur le marché belge des assurances. Athora Belgium compte environ 200.000 clients, pour plus de 632 millions d’euros de prime, et un total d’actifs s’élevant fin 2019 à 7,6 milliards d’euros.

Quelques chiffres

  • 380 collaborateurs dont 40 chefs de projet
  • Réseau de 1.000 courtiers indépendants
  • 200.000 clients
  • Modules les plus utilisés : planification, gestion budgétaire, gestion des ressources
  • 600 projets stratégiques et transverses pilotés dans l’outil

    Contexte et Enjeux

En 2015, Athora Belgium, anciennement Generali Belgium, dispose d’un outil de planification projet interne. Or, l’expertise initiale qui a développé cet outil ayant quitté la société, l’organisation fait face à un manque d’ambition pour l’utiliser et le maintenir. Elle souhaite de plus, professionnaliser la gestion des projets par l’acquisition d’une solution de gestion de projets et de portefeuilles.
La direction informatique, quant à elle, souhaite intégrer la gestion des ressources informatiques.
Finalement Athora Belgium est convaincue qu’il faut, pour l’intérêt de tous, déployer un outil pour l’IT et pour les différentes branches produit. Elle souhaite donc s’équiper d’un outil de pilotage afin de gérer l’ensemble des projets transverses et stratégiques de l’organisation.

Athora Belgium cherche donc, en Octobre 2015, à mettre en place un logiciel de pilotage des projets collaboratif et transverse qui offre une couverture fonctionnelle assez large pour gérer tout le cycle de vie des projets de l’organisation.
Pour répondre à ces enjeux, le responsable informatique lance un appel d’offre. 4 outils sont shortlistés selon une sélection rigoureuse (RFI).

 

Planisware Orchestra 

La solution Planisware Orchestra a été retenue car elle répondait au cahier des charges exigeant de mise en place d’un outil de pilotage des projets, allant de la gestion des demandes à la gestion des portefeuilles de projet.
Athora Belgium retient également 3 bénéfices principaux : flexibilité, disponibilité et tarif proposé.

Un processus de pilotage propre à Athora Belgium a été implémenté lors de la mise en place de la solution Orchestra. Cette méthodologie in house répond aux standards des méthodologies PMI et Prince 2, et propose des modèles de planning spécifiques à l’organisation et aux différentes branches qui la composent.
Orchestra a été mis en place pour piloter les projets stratégiques et transverses. Or, les projets transverses ont une gouvernance spécifique et un modèle de projet basé sur 3 phases : Initiation / exécution / clôture. L’outil a donc été paramétré pour répondre au besoin de piloter les projets selon ces 3 phases obligatoires.
En bref, Orchestra répond à un besoin de pilotage des projets propre à l’organisation, basé sur des fonctionnalités standard de planification, de pilotage budgétaire et de gestion des ressources.
Les demandes de projets sont gérées en en internes selon les différentes lignes de produit.

 

Leur utilisation 

Le pilotage des projets chez Athora Belgium : Athora Belgium pilote environ 600 projets sur Orchestra.

10% d’entre eux sont des projets transverses arbitrés par le COMEX.
90% sont non transverses et sont pilotés par les branches produit elles-mêmes.

Les projets transverses suivent une roadmap précise. Ils sont tout d’abord documentés par le sponsor. Les sponsors sont les directeurs des différentes branches qui créent les demandes pour initier un projet. Ils doivent rédiger ces demandes selon un modèle propre à l’organisation et renseigner différents éléments du projet : scope/ visibilité/ parties prenantes/ date de démarrage/ fin / bénéfices.
Le comité exécutif se réunit une fois par semaine. Il aborde la partie projet et hors projet de l’organisation, notamment les différentes problématiques métier telles que la législation, les fonctionnalités et les actualités qui concernent les Assurances. Il arbitre et valide les projets stratégiques et transverses.

Athora Belgium tire un bilan très positif de l’utilisation de la solution Orchestra, bien qu’elle ne soit pas mature dans la prédiction de la faisabilité des projets.
Les chefs de projets se concentrent sur les allocations des ressources et des budgets pour éviter les dérapages et pour rester dans l’enveloppe budgétaire fixée en amont. Orchestra offre une répartition plus juste de l’enveloppe budgétaire annuelle sur les différents projets de la société.

Le COMEX fait des revues budgétaires trimestrielles. Orchestra permet d’avoir une visibilité en temps réels sur l’avancement des projets et sur les coûts. La solution facilite ainsi la prise de décision.
La migration en 6.1 est prévue car il existe une volonté du directeur informatique de bénéficier de la nouvelle interface et des nouvelles fonctionnalités.