Fédérer les différents services autour d'un seul outil de gestion de projets : le cas d'Essilor

Essilor travaille transversalement, en collaboration avec un grand nombre d’utilisateurs et des ressources externes.

 


 

Essilor est leader mondial de la fabrication et de la commercialisation de verres correcteurs et d’instruments d’optique ophtalmique. Leur métier est de concevoir, fabriquer et distribuer, au travers de modèles économiques innovants, des produits et services de qualité qui contribuent chaque jour à corriger, protéger et prévenir les risques pour la santé visuelle des 7,7 milliards d’habitants de la planète. Leur réussite repose sur trois facteurs : la force de notre mission, une stratégie claire et un modèle de croissance basé sur l’innovation et les partenariats.

 

Quelques chiffres

69.000 collaborateurs
32 usines de production
475 laboratoires de prescription et centres de taillage-montage
14 centres de distribution
200 M€ investifs en recherche et innovation
5 centres R&D

 

Contexte et enjeux

Des enjeux de pilotage d'équipe dispersées géographiquement

  •   La recherche d'un outil de gestion de projet

Le mode de fonctionnement chez Essilor (spécialement dans le secteur R&D) est de travailler de manière transverse, en collaboration avec un grand nombre d’utilisateurs et des ressources externes (sous-traitants, partenariats industriels, partenariats académiques et Universités). Cela implique d’arriver à mutualiser les connaissances et les informations, ainsi que de favoriser les échanges avec des personnes qui sont rarement sur la même zone géographique.
Ces équipes multi-sites ont toutefois le même objectif final, d’où ce besoin de plateforme « satellite » commune, et cette nécessité à travailler de manière collatérale. C’est ce qui a poussé le groupe à faire la recherche d’un logiciel collaboratif de gestion de projet au mois de juillet 2015.
 

  • Les problématiques multi-expertises et multi-sites

Aujourd’hui Essilor est un groupe mondial présent dans trois zones géographiques (Europe, Asie, Amérique du Nord). Le fait que le groupe soit réparti sur ces trois continents demande de communiquer des informations rapidement de manière directe et indirecte. Car les équipes projet multi-sites travaillent en permanence les unes avec les autres, mais parfois avec un décalage horaire qui vient altérer les échanges.

En parallèle de cela, le groupe compte de nombreuses usines réparties géographiquement dans le monde entier (plus de 400 usines). Il est donc essentiel pour l’organisation de pouvoir faire adopter par tous ces laboratoires les nouveaux modes de fonctionnement. Pour cela le groupe essaie d’intégrer ces nouveaux processus au plut tôt dans les projets mais souhaite également mettre en place un outil performant, vecteur d’échanges de bonnes pratiques.

Enfin, la gestion des projets au sein d’Essilor représente environ 1200 acteurs projet (sans compter toutes les parties prenantes externes) avec 480 projets ouverts, différents niveaux de complexité, une centaine de projets brouillons et plus de 300 chefs de projets associés. La société compte des experts qui interviennent sur plusieurs projets en parallèle et par conséquent, elle observe des besoins de synchronisation de ressources importants.

 

La solution Planisware Orchestra 

L’objectif de la démarche d’outillage en gestion de projet était de rassembler la partie R&D, la partie Ingénierie et la partie Qualité globale, et de les fédérer autour d’un seul outil. Or ces différents services avaient plusieurs niveaux d’exigence. Essilor recherchait donc une véritable solution « Collaborative » de gestion de projets.

 

Leur utilisation

Planisware Orchestra a répondu à l'ensemble de nos besoins.
D’un point de vue stratégique la Direction souhaitait être capable de gérer les portefeuilles de projets en fonction des axes stratégiques du groupe et du processus Stage-Gate. L’objectif était également d’être capable d’étendre la gestion des ressources à l’ensemble du service Ingénierie, et d’avoir une vue complète sur l’ensemble des allocations projets et des tâches associées. Et enfin, le groupe souhaitait être capables de structurer les projets par roadmap, d’associer des ressources au bon moment pour une planification plus efficace.